みずりゅの自由帳

主に参加したイベントやソフトウェア技術／開発について記録しています

勉強会やイベントに早く到着することについて考えてみる

雑記 勉強会 備忘

某新型コロなんとかさんの影響で行われた緊急事態宣言による自粛要請も、2020年5月25日に一旦は日本全国で解除される運びとなりました。

まだこの先どう転んでいくかは不透明ですが、徐々にオフラインの勉強会やイベントも復活してくるかなぁという印象を持っています。

現在の自分は育休を取得しています。 そのため、直近でオフラインイベントに参加する機会はほぼないのですが、参加できるようになった時のことも踏まえて、「勉強会やイベントに早く到着する」ことについて考えてみます。

なお、ここでは「早く到着する」とは、イベントの受付開始時間よりちょっと（5分程度）早い時間、と定義します。

きっかけ

本記事を書くきっかけは、こちらのツイート。

自分はこれまで比較的に早めに会場に行ってたことがあるんですが、イベント主催側から「勉強会とかのイベントでも早めにこられると対応する手間かかるから、受付開始時間からちょっと遅れるくらいの方がありがたい」と言われると、対応を考えないとなぁと思った次第です。

参加者が早く行くことのメリット／デメリット

参加者側の観点で、早く行くことのメリットとデメリットを考えてみます。 他にもあるかもですが、自分の思いついたものを挙げます。

まずはメリット。

  • 遅刻しない
  • 受付開始後、受付対応で待ち時間が少ない
  • 好きな席／良い席が取れる
  • 到着後に落ち着ける
  • 待ち時間がある程度まとまっているので、好きなことができる
  • 場合によっては、準備中の会場を見れたり、会場設置の手伝いができる

一方、デメリットは以下で考えています。

  • 受付開始時間まで待つ（手持ち無沙汰）
  • 忙しそうにしているイベントスタッフに見られる
  • むしろ、イベントスタッフに邪険にされる。（スタッフが準備で忙しい場合）
  • 場合によっては、会場設置の手伝いをさせられる

参加者側からすると、一見するとデメリットは少ないように感じます。

参加者が早く来た場合のメリット／デメリット

では、開催側（イベントスタッフ）からみた場合はどうでしょうか。*1

メリット：

  • ない
  • （無理やりあげると）準備が完了していない場合に、会場準備を手伝ってもらう。机や椅子の配置変更とか。

デメリット：

  • 準備が完了していない場合、早く来た人の扱いに困る。（ちょっと待っててもらう、一旦出て行って、外で待っててもらう、待機列の整理など）
  • 準備が完了していた場合、休めない。
  • 早く来すぎる人たちへの対策を考える／対策を実施する

うーん...。 どうやら、ほぼデメリットしかないようですね。

実際、こう言う意見もありますし。

先にも書きましたが、自分はこれまで比較的に早めに会場に行くことが多かったのですが、どうやらスタッフさんには迷惑をかけていたようです。反省... もちろん、早めに会場に行くと言っても5分前程度になるように調整して行きますが、それでも場合によってはその5分ですら厳しい場合もあるでしょう。

こちらの場合は外国のホームパーティの例ですが、迎え入れる側の大変さと言うのはやってみないと分からないのかもしれませんね。

なぜ早く行くのか

さて、そもそもなぜ「早く行く」のでしょうか。 以下の理由になるかなと考えます。

  • 良い座席が選べるから
  • 「受付」の待ち時間が少ないから
  • 初めて行く場所で遅刻しないか不安だから（※結果、早く着いてしまった）
  • 学校／会社で「遅刻厳禁」「5分前行動（または10分前行動）」が刷り込まれているから
  • 暇だから／他で時間を潰せないから

最初の2つは、参加者が早く行くことのメリットとも被りますね。

3つ目は、結果的にと言うのが少し悲しいですね。 広い敷地を歩かされた経験*2があったり、会場までの道のりが複雑だったりで迷って遅れた経験がある人は、初めての場所なら同じようなことがあるかもしれない、なんて考えてしまいそうです。

4つ目は、ちょっと悲しいですね。相手に失礼にならないように刷り込まれたことが、結果的に相手に失礼を与えることになるとは。 とは言え、このパターンで考えるべきは「開始時間がどこか」ですね。そして、この場合は、「受付時間」でなく「（イベントの）本編開始時間」で見るべきでしょう。

5つ目は、なんとも言えないですが、参加者側の理由としてはあるよなぁ、と。

例えば、会社からイベント会場に行くまでの間の時間が妙にあいている場合、その時間の潰し方も難しいのは確かですね。 会社を出るのを遅らせる場合、自席で時間を潰してたら急に仕事を振られたりとかする場合もありますしね。 また、電車で移動する場合、路線によっては帰宅ラッシュの満員電車に乗って移動することになります。これを避けるために早めの移動→早めに会場近くに到着→時間を潰しきれなかった、なんてこともあります。

イベント会場の途中にある商業施設やコンビニ、カフェなんかでちょうどよく時間が潰せれば良いのですが、お店がなかったり逆に時間がかかりすぎたりと言ったケースもあるので注意が必要ですね。

最悪は会場のトイレの個室で時間を潰す、というのも考えられます。 ただ、個室数が少なかったら「本来の用途」で利用される人の迷惑にもなります。 できる限り、「本来の用途」での場合にのみ利用しましょう。

まとめ

「受付開始30分前」であれば、確実に準備中または業務中で迷惑になることは想像できるでしょう。 一方で、「受付開始5分前」も、大きな迷惑にはならなくとも開催側にはメリットはありません。 つまり、受付開始時間前の到着は控えるべきでしょう。

むしろ、「受付開始から5分後」あたりに来はじめてくれると嬉しいようです。*3 そう考えると、受付開始時間を目処に、会場の建物に到着したりカフェを出たりするように行動するのもありですかね。

イベントは開催者側（およびイベントスタッフ）と参加者でなりたっています。 自分だけでなく開催側も楽しめるように、変な気遣いをさせないようにしていきたいですね。

*1:なお、自分は対外的な勉強会／イベントのスタッフを実施したことは数える程度なので、もしかしたらずれているかもしれませんが。

*2:少し話は逸れますが、自分は某試験会場の大学で、校門から試験実施の建物まで10分以上も歩かされたことがありました

*3:もちろん、イベントの種類にもよるでしょうけど。